Entreprise : pourquoi assurer une permanence téléphonique ?

Le télésecrétariat devient actuellement un enjeu stratégique pour la grande majorité des entreprises. Il assure l’image de qualité de la société. Délégué à un prestataire externe ou encore réalisé en interne, la permanence téléphonique professionnelle offre des avantages conséquents. Un tour d’horizon sur cet élément essentiel pour l’image de marque de l’entreprise.

Réception d’appel, émission d’appel… : les modes de fonctionnement du télésecrétariat

La plupart des collectivités ou dirigeants d’entreprises ont le choix entre confier la gestion de leur télésecrétariat en interne ou à partir d’une société dédiée. En interne, le secrétaire ou un standardiste s’occupera de l’accueil des visiteurs, notamment les clients, fournisseurs ou publics. Cependant, cette tâche peut être confiée à une entreprise externe. Il s’agit par exemple d’un centre d’appels. D’ailleurs, c’est le système le plus courant. Cette société spécialisée s’occupe souvent de l’accueil et la gestion des appels entrants. Généralement, l’assurance d’une permanence téléphonique permet d’éviter de perdre des clients potentiels et d’assurer une bonne image de l’entreprise.

Au cours des campagnes publicitaires également, un centre d’appels est aussi en mesure de se charger des émissions d’appel pour promouvoir les services ou les produits d’une entreprise. Sinon, un secrétaire à distance peut être une très bonne alternative sachant que celui-ci est un professionnel de la permanence téléphonique. Travaillant à domicile le télé-secrétaire peut travailler dans des horaires définis au préalable par le client. Concernant la réception des appels, le message d’accueil est un élément prépondérant, notamment en cas d’attente inévitable. Si l’appelant n’est pas directement en communication avec un opérateur, la fonction pré-décrochage et message d’accueil personnalisé sera nécessaire. Ces éléments éviteront tout abandon d’appel et permettront d’améliorer l’image de l’entreprise sur tous les angles. Ils contribueront à coup sûr l’augmentation du chiffre d’affaires, notamment avec les nouveaux clients.

La permanence téléphonique : une priorité pour l’image de l’entreprise et pour plusieurs avantages

Comme affirmée précédemment, la permanence téléphonique assure l’image de marque de l’entreprise. Actuellement, cette opération est souvent assurée par des entreprises spécialisées dans le domaine. Cette organisation de travail facilite la communication de l’entreprise avec ces interlocuteurs tout en préservant son rythme de travail. Le but consiste surtout à rester joignable à tout moment et recevoir les appels mêmes en l’absence des responsables dans l’entreprise. Généralement, la gestion des appels téléphoniques permet de renseigner les correspondants, transférer des appels, déterminer la raison des appels, fournir un accueil de qualité, gérer les agendas, etc.

En confiant la gestion des appels à une entreprise tierce, l’entreprise cliente bénéficie de plusieurs avantages. Côté financier, l’entreprise cliente n’est plus contrainte d’embaucher du personnel. Ce qui réduit largement les dépenses concernant les charges salariales. Cela s’applique également aux ressources matérielles puisque ces dernières appartiennent à la société externe. En comptant sur les services d’une société externe, la flexibilité est au rendez-vous, car il est possible de choisir les horaires durant lesquelles la permanence téléphonique doit être assurée. Ce qui permettra de recevoir tous les clients potentiels à toute heure de la journée, la nuit ou encore les week-ends.

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